Documentación

Migrar desde otro sistema o desde Excel

Puedes traer tus pacientes y tus citas (pasadas y futuras) con dos archivos CSV o Excel. No tienes que dejar tu sistema actual el primer día: la forma más tranquila es usar los dos en paralelo la primera semana y apagar el viejo cuando confíes.

1. Descarga las plantillas

Plantilla de pacientes: nombre, documento, fecha_nacimiento, telefono y email. Solo el nombre es obligatorio.
Plantilla de citas: documento_paciente, fecha_hora, tratamiento, y opcionalmente profesional, sucursal y duracion_min.

Cada plantilla trae una fila de ejemplo. Bórrala antes de subir el archivo para no crear un paciente o una cita de mentira.

2. Prepara tu archivo

Si ya tienes una planilla o puedes exportar desde tu sistema actual a Excel o CSV, no hace falta que cambies los nombres de las columnas: Esmalia reconoce los más comunes (por ejemplo nombre, rut, dni, celular, correo) y siempre te deja revisar y cambiar a mano qué columna corresponde a cada campo antes de importar. Para Dentalink hay un perfil de columnas propio (provisional: revisa el mapeo antes de importar).

Fechas como DD/MM/AAAA o AAAA-MM-DD (por ejemplo 27/03/1985). La hora de las citas puede ir en su propia columna o junto a la fecha.
Hasta 5.000 filas por archivo. Si tienes más, súbelas en varios archivos.
Guarda como CSV UTF-8 para que las tildes y las eñes lleguen bien. En Excel: Guardar como → CSV UTF-8.

3. Importa primero los pacientes y después las citas

En Ajustes → Migración de datos (solo propietario o administrador) cada archivo se importa como un lote. Antes de escribir nada ves una vista previa con las filas válidas, las que tienen errores y las duplicadas (mismo documento, mismo id del sistema anterior o mismo nombre y fecha de nacimiento), y confirmas con la cifra exacta. Las citas se asocian al paciente por el id del sistema anterior, el documento o el nombre, así que los pacientes tienen que existir antes; los profesionales del archivo que no estén en Esmalia los eliges en la misma vista previa.

Si algo salió mal, puedes deshacer el lote completo mientras nadie haya trabajado sobre lo importado. Las fichas importadas muestran el sello "Importado de…" con los datos tal como venían; las citas pasadas quedan como historial de solo lectura. A los pacientes importados no se les envía nada, y las citas futuras importadas no aparecen en Recordatorios salvo que lo elijas.

4. Qué no se importa

Para que no haya sorpresas, esto queda fuera de la importación por CSV:

Historial clínico y odontogramas: se siguen llenando en Esmalia a medida que atiendes.
Alergias, antecedentes y notas del paciente: no tienen campo en el importador. Quedan visibles en los datos de origen de la ficha, pero si son críticos pásalos a la anamnesis.
Pagos y presupuestos antiguos.

5. Corre los dos sistemas en paralelo

Durante la primera semana, agenda en Esmalia y en tu sistema anterior a la vez. Al terminar la semana compara: ¿están todas las citas?, ¿llegaron los datos de contacto? Cuando todo coincida, deja de usar el sistema anterior. Tus datos de Esmalia los puedes exportar cuando quieras desde Ajustes.

¿Algo no calza o prefieres que te acompañemos con la carga? Escríbenos desde la página de contacto y te ayudamos.