Términos de servicio

1. Qué es Esmalia

Esmalia es un software como servicio (SaaS) para la gestión de clínicas dentales: agenda, fichas clínicas, odontograma, presupuestos, cobranza y mensajería por WhatsApp. Lo opera MAXNOVA & LUCI GLOBAL LLC, una LLC constituida en Florida, Estados Unidos ("Esmalia", "nosotros"). Al crear una cuenta o usar la aplicación, la clínica acepta estos términos, la Política de privacidad y el Acuerdo de tratamiento de datos, que forma parte de estos términos. Quien crea la cuenta declara que tiene facultades para aceptarlos en nombre de la clínica.

2. Tu cuenta

Eres responsable de mantener la confidencialidad de tus credenciales y de la actividad que ocurre bajo tu cuenta. Cada clínica administra sus propios usuarios y roles (dueño, administrador, dentista, asistente, recepción); es responsabilidad de la clínica asignar el rol correcto a cada persona, especialmente para el acceso a fichas clínicas, y quitar el acceso a quien deja de trabajar en ella.

3. Datos de tus pacientes

Los datos que cargas sobre tus pacientes (identidad, contacto, historia clínica, odontograma, presupuestos, pagos) son tuyos. Tu clínica es la responsable de esos datos frente a tus pacientes; Esmalia actúa como encargado del tratamiento, es decir, procesamos esos datos para que la aplicación funcione, pero no los usamos para otro fin ni se los vendemos a terceros. El detalle está en la Política de privacidad y en el Acuerdo de tratamiento de datos.

Eres responsable de contar con la base legal correspondiente (consentimiento del paciente, u otra que aplique en tu jurisdicción) para cargar y procesar los datos de tus pacientes en Esmalia, y de cumplir los plazos de conservación de la historia clínica que fije la ley de tu país.

4. Uso aceptable

No puedes usar Esmalia para:

• Cargar datos de personas que no son pacientes reales de tu clínica.
• Enviar mensajes por WhatsApp a quien no dio su número a tu clínica o no aceptó recibir comunicaciones (opt-in).
• Intentar acceder a datos de otra clínica distinta de la tuya.
• Intentar vulnerar la seguridad de Esmalia, sobrecargarla a propósito o copiar el software.
• Usar la aplicación para actividades ilegales en tu jurisdicción.

5. WhatsApp y mensajería

Si conectas el número de WhatsApp de tu clínica, los mensajes salientes (recordatorios, avisos de lista de espera, seguimiento de presupuestos, etc.) se despachan siempre desde tu clínica, con revisión del personal antes de cada envío. La única excepción es una respuesta automática: cuando alguien que no es paciente le escribe a tu número por primera vez, Esmalia le contesta una sola vez, a nombre de tu clínica, para avisarle que su mensaje llegó y que alguien del equipo le va a responder. Fuera de eso, Esmalia no manda mensajes sin que alguien de tu equipo lo dispare. El cumplimiento de las políticas de Meta/WhatsApp Business sobre plantillas y ventanas de mensajería es responsabilidad compartida entre tu clínica y Esmalia como proveedor técnico.

6. Planes, prueba gratis y cobro

• Prueba gratis. Cada clínica nueva tiene 14 días gratis, sin dejar tarjeta. Si al terminar no te suscribes, agenda, pacientes, ficha clínica y la exportación de datos siguen abiertos; finanzas, comisiones, inventario y los demás informes se activan al suscribirte. Si te suscribes durante la prueba, el primer cobro ocurre al terminar la prueba, y si cancelas antes no te cobramos.
• Cobro mensual por adelantado y renovación automática. La suscripción es mensual, se cobra al inicio de cada período en dólares estadounidenses (USD) con la tarjeta que registraste en Stripe, y se renueva sola cada mes hasta que la canceles. El monto en tu moneda lo define el tipo de cambio de tu banco o tarjeta, que también puede cobrarte comisiones propias.
• Cancelación. Puedes cancelar cuando quieras desde la aplicación, en Suscripción, que te lleva al portal de pagos de Stripe. La cancelación corre al final del período que ya pagaste: hasta esa fecha sigues con acceso completo y después no se te vuelve a cobrar.
• Reembolsos. No devolvemos períodos parciales ni días sin usar, salvo que la ley aplicable lo exija. Si te cobramos por un error nuestro, te devolvemos ese monto. Si se devuelve el total de un cobro, la suscripción asociada se cancela.
• Cambios de precio. Si cambiamos el precio de un plan, te avisamos por email con al menos 30 días de anticipación, y el nuevo precio rige desde el primer cobro posterior a ese plazo. Si no estás de acuerdo, puedes cancelar antes de que rija. El precio fundador es un descuento del 50 % sobre el precio del plan durante 12 meses (US$9,99 al mes en Solo y US$24,99 en Clínica, sobre los precios de lista de US$19,99 y US$49,99); después rige el precio de lista vigente, y te avisamos con 30 días de anticipación antes del primer cobro a ese precio.
• Si un pago falla. Stripe reintenta el cobro de forma automática durante los días siguientes y te mandamos un email avisando que no pudimos cobrar. Mientras el pago esté pendiente, quien es dueño de la cuenta ve la pantalla de Suscripción al entrar, para actualizar el medio de pago; el resto del equipo puede seguir usando la aplicación. Si después de los reintentos el pago no se concreta, la suscripción se cancela y el acceso a las funciones pagadas puede quedar suspendido hasta que se regularice. Tus datos no se borran por un pago fallido.
• Plan Red. Las condiciones del plan Red (varias sedes) se acuerdan por escrito con cada clínica; en lo que ese acuerdo no diga, rigen estos términos.
• Facturas. Puedes descargar tus comprobantes de pago desde el portal de Stripe.

7. Contenido clínico y uso de IA

Esmalia es una herramienta de gestión: no hace diagnósticos, no indica tratamientos y no reemplaza el criterio del profesional. Lo que se registra en la ficha clínica, el odontograma, los presupuestos y los planes de tratamiento es responsabilidad del profesional y de la clínica que lo registra. Lo mismo vale para los borradores y resúmenes que genera Patty, el asistente de IA: son una ayuda para redactar, pueden contener errores, y el profesional debe revisarlos antes de firmarlos o usarlos. Hoy Patty está pausada: no genera borradores ni resúmenes y no se envían datos a ningún proveedor de IA.

8. Propiedad intelectual

El software de Esmalia, su diseño y su marca son propiedad de MAXNOVA & LUCI GLOBAL LLC. Te damos una licencia para usarlo mientras tengas una cuenta activa; no se te transfiere ninguna propiedad sobre el software. Los datos que cargas siguen siendo tuyos como se describe en la sección 3. Si nos mandas sugerencias, podemos usarlas para mejorar Esmalia sin obligación de pago.

9. Disponibilidad del servicio

Durante la etapa de piloto no ofrecemos un nivel de servicio (SLA) formal. Hacemos el mejor esfuerzo para mantener Esmalia disponible y avisamos con anticipación cuando sabemos que va a haber una interrupción planificada. Podemos modificar o agregar funcionalidades sin previo aviso mientras el producto está en desarrollo activo; si quitamos una función importante que pagas, te avisamos antes. Para soporte, escribe a soporte@esmalia.com.

10. Terminación y tus datos

Puedes dejar de usar Esmalia y pedir el cierre de tu cuenta cuando quieras. Puedes exportar todos los datos de tu clínica desde Ajustes en cualquier momento, también antes de cerrar la cuenta (lo hace el dueño o un administrador). Si lo prefieres, escríbenos a soporte@esmalia.com y te los enviamos. Dentro de la aplicación las historias clínicas no se borran: un paciente se archiva y su historia se conserva, para que puedas cumplir los plazos de conservación de tu país (sección 3). Después de que termina el servicio, si nos lo pides por escrito a privacidad@esmalia.com, eliminamos tus datos o te los devolvemos dentro de los 30 días siguientes al pedido. Las copias de respaldo cifradas se eliminan solas al rotar, como explica la Política de privacidad.

Podemos suspender o cerrar una cuenta que incumpla la sección 4 (uso aceptable) o que no pague (sección 6), avisando el motivo salvo que la ley nos impida hacerlo. Si cerramos Esmalia como servicio, avisamos con al menos 30 días de anticipación para que puedas exportar tus datos.

11. Límite de responsabilidad

Esmalia se ofrece "tal cual", especialmente durante la etapa de piloto. En la medida que lo permita la ley aplicable:

• No somos responsables por daños indirectos, lucro cesante, pérdida de pacientes o de ingresos derivados del uso de la aplicación o de no poder usarla.
• Nuestra responsabilidad total frente a una clínica, por cualquier causa, tiene como tope lo que esa clínica nos pagó por Esmalia en los 12 meses anteriores al hecho que origina el reclamo.
• No respondemos por decisiones clínicas, por el contenido que carga la clínica ni por fallas de servicios de terceros que no controlamos (por ejemplo, la conexión a internet de la clínica o una caída de WhatsApp).

Nada en estos términos limita la responsabilidad por dolo o negligencia grave, ni los derechos que la ley de tu país te da y que no se pueden renunciar por contrato.

12. Ley aplicable

Estos términos se rigen por las leyes del estado de Florida, Estados Unidos. Esto es sin perjuicio de las normas de tu país que no se pueden dejar de lado por contrato, en particular las de protección del consumidor y las de protección de datos personales y de salud, que siguen aplicando. Tampoco reemplaza las obligaciones locales que tu clínica tenga respecto a los datos de salud de sus pacientes — te recomendamos consultarlo con tu asesor legal local. Antes de cualquier reclamo formal, te pedimos escribirnos para intentar resolverlo de buena fe.

13. Cambios a estos términos

Si hacemos un cambio importante en estos términos te vamos a avisar por email o dentro de la aplicación antes de que entre en vigencia. Si sigues usando Esmalia después de esa fecha, se entiende que aceptas la nueva versión; si no estás de acuerdo, puedes cancelar.

• Versión 4 — 20 de octubre de 2026. Se redefine el precio fundador: pasa de "se conserva mientras la suscripción siga activa" a un 50 % de descuento durante 12 meses y después el precio de lista, con aviso de 30 días (sección 6).
• Versión 3 — 19 de octubre de 2026. La exportación de datos vuelve a estar en la aplicación, también al terminar la prueba gratis, y sigue disponible el pedido a soporte (secciones 6 y 10); se indica que Patty está pausada (sección 7); y se aclara que las historias clínicas se archivan y no se borran (sección 10).
• Versión 2 — 10 de octubre de 2026. Se agregan las condiciones de planes, prueba gratis, cobro, renovación, cancelación, reembolsos, cambios de precio y pagos fallidos (sección 6); la responsabilidad del profesional sobre el contenido clínico y la IA (sección 7); la devolución y supresión de datos al terminar (sección 10); el tope de responsabilidad (sección 11); la ley de Florida como ley aplicable (sección 12); la respuesta automática de WhatsApp; y el Acuerdo de tratamiento de datos.
• Versión 1 — agosto de 2026. Primera versión.

14. Contacto

Para consultas sobre estos términos: hola@esmalia.com. Soporte: soporte@esmalia.com. Privacidad: privacidad@esmalia.com.