Acuerdo de tratamiento de datos

1. Partes y objeto

Las partes son la clínica que tiene una cuenta en Esmalia (la "clínica") y MAXNOVA & LUCI GLOBAL LLC, una LLC constituida en Florida, Estados Unidos, que opera Esmalia ("Esmalia"). Este acuerdo regula cómo Esmalia trata, por cuenta de la clínica, los datos personales de pacientes y de otras personas que la clínica carga o recibe a través de la aplicación: identidad, contacto, historia clínica, odontograma, documentos, citas, presupuestos, pagos y mensajes. Muchos de esos datos son datos de salud, que la ley trata como datos sensibles.

Las palabras se usan con su sentido habitual en la Ley 19.628 de Chile, reformada por la Ley 21.719, y en las leyes parecidas de los otros países donde trabaja la clínica. Si este acuerdo y los Términos de servicio dicen cosas distintas sobre datos personales, manda este acuerdo.

2. Roles

• La clínica es la responsable de los datos de sus pacientes. Decide qué datos carga, para qué los usa y por cuánto tiempo los guarda, y es quien debe contar con una base legal para tratarlos (por ejemplo, el consentimiento del paciente o la atención de salud).
• Esmalia es el encargado. Trata esos datos solo para prestar el servicio a la clínica y no los usa para fines propios.
• Este acuerdo no cubre los datos de los que Esmalia es responsable por su cuenta: los de las personas que usan la cuenta de la clínica, la facturación y los contactos que llegan desde el sitio web. Esos se rigen por la Política de privacidad.

3. Instrucciones de la clínica

Esmalia trata los datos de pacientes solo siguiendo las instrucciones de la clínica. Las instrucciones son: este acuerdo, los Términos de servicio, lo que la clínica configura y hace dentro de la aplicación (por ejemplo, cargar un paciente, enviar un mensaje o pedir un borrador a la IA) y lo que la clínica nos pida por escrito. Esmalia no usa esos datos para publicidad, no los vende, no los usa para entrenar modelos de IA y no los combina con datos de otras clínicas. Si una instrucción nos parece contraria a la ley, se lo decimos a la clínica antes de cumplirla. Si una ley nos obliga a tratar o entregar datos de otra forma, le avisamos a la clínica, salvo que la ley nos lo prohíba.

4. Confidencialidad

Solo acceden a los datos de pacientes las personas que operan Esmalia y que lo necesitan para prestar el servicio, dar soporte o resolver una falla. Todas ellas están obligadas a guardar confidencialidad, también después de dejar de trabajar con Esmalia. Para revisar un caso de soporte que exige ver datos de una clínica, lo hacemos a pedido de la clínica o cuando es necesario para resolver una falla que la afecta.

5. Medidas de seguridad

Estas son las medidas que están en uso hoy, no promesas a futuro:

• Aislamiento por clínica en la base de datos (row-level security): cada consulta se filtra por clínica en la propia base, no solo en la pantalla.
• Permisos por rol: dueño, administrador, dentista, asistente y recepción ven cosas distintas. Las notas clínicas solo las ven los roles clínicos y la administración, y la recepción no.
• Cifrado en tránsito (HTTPS con TLS) en toda la comunicación, y cifrado en reposo de la base de datos y los archivos, provisto por Supabase.
• Copias de respaldo diarias cifradas antes de salir hacia el proveedor que las guarda, con una clave que ese proveedor no tiene.
• Auditoría de notas clínicas: la base de datos registra quién crea, edita, firma o revisa cada nota, y cuándo se usó IA. Ningún usuario puede escribir ni alterar ese registro. La historia clínica y el odontograma se versionan: un cambio agrega una versión nueva, no borra la anterior.
• Verificación de firma en los mensajes que llegan desde WhatsApp.
• Informes de error sin datos personales: antes de enviarlos al servicio de monitoreo se quitan cookies, encabezados con credenciales y el contenido de las solicitudes.
• Acceso a producción limitado a las personas que operan Esmalia.
• Verificación en dos pasos (código de una app de autenticación) disponible para cada persona de la clínica, y obligatoria para el equipo de Esmalia que entra a la administración.
• Registro de lecturas de la ficha: la base de datos anota quién abrió la ficha clínica de cada paciente y cuándo. Lo ven el dueño y los administradores de la clínica, y nadie lo puede modificar ni borrar.
• Número de documento cifrado en la base de datos, además del cifrado general en reposo.
• Sin borrado de historias clínicas desde la aplicación: los pacientes se archivan y su historia se conserva.

Esmalia todavía no tiene certificaciones formales como SOC 2 o ISO 27001. Podemos mejorar estas medidas con el tiempo, pero no bajar su nivel de protección sin avisar a la clínica.

6. Subencargados

La clínica autoriza a Esmalia a usar estos proveedores (subencargados) para prestar el servicio:

• Supabase — base de datos, autenticación y archivos. São Paulo, Brasil.
• Vercel — aloja la aplicación. Funciones en São Paulo, Brasil (gru1); red de entrega global.
• Resend — entrega de correos, incluidos los que la clínica envía a sus pacientes. Envío desde São Paulo, Brasil; empresa de Estados Unidos.
• Stripe — cobro de la suscripción de la clínica; no recibe datos de pacientes. Estados Unidos y otros países.
• Google — inicio de sesión con Google y el modelo de IA Gemini, para borradores o resúmenes que pide el profesional y para interpretar mensajes de WhatsApp. La función de IA está pausada: hoy no se le envían datos. Estados Unidos y otros países.
• OpenAI — IA alternativa, para las mismas tareas. Pausada: hoy no se le envían datos. Cuando la IA vuelva, informamos qué proveedor se usa con el aviso de 30 días de esta sección. Estados Unidos.
• Numverify (apilayer) — comprueba que el teléfono de un paciente tiene forma real cuando la clínica lo carga o lo cambia. Recibe solo el número, por HTTPS. Empresa de Austria (apilayer Data Products GmbH, Viena), que declara usar proveedores en Estados Unidos.
• Sentry — informes de error, sin cookies, encabezados ni contenido de las solicitudes. Estados Unidos.
• Cloudflare — DNS del dominio y reenvío de los correos @esmalia.com al buzón del equipo, alojado en Google (Gmail). Red global.
• Backblaze B2 — guarda las copias de respaldo cifradas. Estados Unidos.
• GitHub — código y tareas programadas; el respaldo se cifra en una máquina temporal de GitHub antes de subirse. Estados Unidos.
• Meta (WhatsApp Cloud API) — solo si la clínica conecta su número. Estados Unidos y otros países.

Esmalia elige proveedores con compromisos de confidencialidad y seguridad adecuados y responde frente a la clínica por lo que ellos hagan con los datos. Si vamos a sumar o cambiar un subencargado que trate datos de pacientes, avisamos a la clínica por email con 30 días de anticipación y actualizamos esta lista. Si la clínica tiene un motivo fundado para oponerse, puede escribirnos dentro de ese plazo; si no encontramos una solución, puede cancelar sin costo adicional y llevarse sus datos.

7. Transferencias internacionales

Los datos se alojan en Brasil y algunos subencargados los procesan en Estados Unidos u otros países, como indica la sección 6. Esmalia también es una empresa de Estados Unidos y su equipo accede desde fuera del país de la clínica. La clínica autoriza estas transferencias para prestar el servicio. Esmalia las respalda con las medidas de la sección 5 y con los compromisos contractuales de cada proveedor, y no conoce una declaración de nivel adecuado a favor de Brasil o de Estados Unidos que las cubra. Si la ley de la clínica exige un instrumento adicional (por ejemplo, cláusulas tipo aprobadas por la autoridad), lo firmamos cuando exista y la clínica nos lo pida.

8. Ayuda con los derechos de los pacientes

Los pacientes ejercen sus derechos (acceso, rectificación, supresión, oposición, portabilidad y bloqueo) ante la clínica. Esmalia ayuda a la clínica a responderlos: la aplicación permite corregir y exportar los datos, y lo que no se pueda hacer desde la aplicación lo hacemos nosotros a pedido de la clínica, sin costo, en un plazo que le permita cumplir el suyo. Si un paciente nos escribe directamente, le pasamos el pedido a la clínica sin demora y no respondemos por ella salvo que nos lo indique.

9. Notificación de incidentes

Si Esmalia confirma un incidente de seguridad que afecte datos de pacientes de la clínica (acceso indebido, pérdida, alteración o filtración), se lo avisa a la clínica sin demoras indebidas, con el objetivo de hacerlo dentro de las 72 horas desde que lo confirma. El aviso incluye, en la medida en que se conozca: qué pasó, qué datos y cuántas personas están involucradas, qué consecuencias puede tener y qué medidas tomamos o proponemos. Si falta información, la mandamos a medida que la tengamos. Esmalia colabora con la clínica para que pueda avisar a sus pacientes y a la autoridad cuando corresponda, y no avisa a pacientes por su cuenta salvo que la clínica se lo pida o la ley lo exija.

10. Devolución y supresión al terminar

Mientras la cuenta esté activa, el dueño o un administrador de la clínica puede exportar todos sus datos desde Ajustes, en formato estándar y en cualquier momento. También puede pedirnos la copia escribiendo a soporte@esmalia.com. Dentro de la aplicación las historias clínicas no se borran: se archivan y se conservan, para que la clínica pueda cumplir los plazos legales de conservación que le fija su ley. Cuando termina el servicio, la clínica puede pedir por escrito a privacidad@esmalia.com que eliminemos sus datos o que se los devolvamos; lo hacemos dentro de los 30 días siguientes al pedido y le confirmamos por escrito cuando está hecho. Mientras no recibamos esa instrucción, no usamos los datos para nada más que devolvérselos a la clínica. Las copias de respaldo cifradas no se editan una por una: los datos borrados desaparecen de ellas cuando esas copias rotan (hasta 90 días). Solo conservamos algo más allá de eso si una ley nos obliga, y en ese caso lo mantenemos protegido y sin usarlo.

11. Auditoría

La clínica puede pedirnos información para verificar que cumplimos este acuerdo. Le respondemos por escrito, con la documentación que tengamos sobre las medidas de la sección 5 y sobre los subencargados. Si eso no alcanza, por ejemplo porque lo pide una autoridad, acordamos una revisión razonable: con aviso previo de al menos 30 días, en horario hábil, sin acceder a datos de otras clínicas, con un compromiso de confidencialidad y, salvo que se detecte un incumplimiento de Esmalia, a costo de quien la pide. Como regla general, no más de una revisión por año.

12. Vigencia

Este acuerdo rige desde que la clínica empieza a usar Esmalia y mientras Esmalia trate datos de pacientes por cuenta de la clínica, incluido el período de devolución y supresión de la sección 10. Las obligaciones de confidencialidad siguen después de que termina. Si cambiamos este acuerdo, publicamos la nueva versión en esta página y avisamos a las clínicas por email antes de que rija. En lo que este acuerdo no diga, aplican los Términos de servicio, incluida su ley aplicable, sin perjuicio de las normas de protección de datos del país de la clínica que no se pueden dejar de lado por contrato.

• Versión 2 — 19 de octubre de 2026. Se indica que la función de IA está pausada y que hoy no se envían datos a Google (Gemini) ni a OpenAI; se agrega Numverify como subencargado (sección 6); se suman la verificación en dos pasos, el registro de lecturas de la ficha, el cifrado del número de documento y el archivo de pacientes en vez del borrado (sección 5); y la clínica exporta sus datos desde la aplicación (secciones 8 y 10).
• Versión 1 — 10 de octubre de 2026. Primera versión.

13. Aceptación y copia firmada

La clínica acepta este acuerdo al crear su cuenta o al usar Esmalia. Si necesita una copia firmada por ambas partes, puede pedirla a privacidad@esmalia.com.